중학생 때 주입식 교육을 받으며 들었던 생각
중학생 때 국사 수업을 들을 때, 수업을 못하는 선생님이 학생 탓만 하시며 가르치는 꼴을 보며 좀 고까웠었다.
"마! 칠판 봐라! 고개들어라~! 따라해라~!"
라며 공격적으로 호통치기만 하셨는데, 공교육이 낼 수 있는 최선이 이게 다는 아니었을 것이다. 나는 들을 준비가 되어있는데 가르치는 직업을 가지는 사람이 너무 준비를 안했었다.
듣는 사람이 이해 못하는 설명은 안한것과 같지 않나? 우리는 아무것도 일어나지 않는 시간을 보내며 서로의 삶을 죽이고있는게 아닌가? 선생님, 당신은 사람을 죽이는 일을 하고계신가요?
중학생답게 중2병스러운 생각을 하면서, 아마 이 때부터 전달자의 책임에 대해 좀 고민해왔던 것 같다.
이 문서는 문서화 능력과 소통이라는 주제로 우선 포스트를 시작해보려 한다. 문서화 능력이 좋으면 스케쥴을 리드할 수 있고, 스케쥴을 리드하면 협업의 효율이 높아진다는 문서가 갖는 힘에 대해서도 다룰 것이다.
이 포스트에서는 무관심한 사람도 주목하게 만드는 마케팅 전략이나, 듣는 사람이 불성실한 것 등 독자(청자)에게 책임을 묻는 것은 다루지 않고 오직 전달자의 책임과 노력에 대해서만 다룰 예정이다.
사람과 사람이 소통을 했다는 착각
우선 말이든 글이든 행위의 목적은 의미전달이고, 나는 이걸 서로의 뇌를 동기화시키는 것이라고 표현하고싶다.
컴퓨터에서 전달은 순수한 전달이 일어나지만, 사람은 사람에게 의미를 그대로 전달하기가 어렵다.
반드시 같은 일이 일어나는 자연 법칙으로 동작하는 컴퓨터 전산 시스템과 달리, 사람은 말이나 글과 같은 불완전한 통신매체를 쓰며, 서로가 동시에 겪지 않은 경험에 대해 참조형으로 전달하기 때문이다. 문장을 하나 전달하는데 일어나는 손실을 아토믹하게 분리하면 다음과 같이 볼 수 있을 것이다.
화자의 영감 -> 어휘선택 -> 발화(글작성) -> 공기(종이)에 전달 -> 음성(시각)에 청자의 신경이 반응 -> 청자가 대뇌에서 의미 탐색 -> 뇌에서 신호 생성, 이해
고등학생 때 영어 지문에서 봤는데, 음성을 통한 메시지의 전달은 위와 같은 과정을 거치며 평균적으로 60% 정도가 손실된다고 했었다. 저 징그러운 분석에서 받아들여야할 컨텍스트는 화자와 청자의 뇌가 동기화되기 어렵다는 것.
애초에 소통이라는게 무결하기 어렵다면, 최선의 동기화를 위해 화자나 청자는 어떠한 노력을 해야할까?
전달을 위한 방법론의 전제 - 친절함
듣는 사람은 "상대가 말한 / 내가 찾으려는 컨텍스트가 이게 맞나?"라고 의심하며 스스로를 경계해야 한다.
말하는 사람은 "내 컨텍스트가 상대방에게 잘 전달이 될까?" 라고 걱정하며 친절해져야 한다.
당연한 말인 걸 누구나 다 알겠지, 근데 글 읽을 때나 글 쓸때 이걸 스스로 못 떠올리거나, 이걸 해내면 얼마나 효과적인 개선이 일어날 지 암산이 안된다면 모르는거나 마찬가지.
청자가 진심으로 듣고싶다면, 단순히 에너지만 집중하는 노력을 넘어서서 잘 듣게 되는 전략까지 생각해내는 노력을 해내야한다. 편향이 있을 수 있단것에도 스스로 인지하고 있어야한다. 나는 반대의견에 집중하는 편향, 처음 알아낸 사실에 더 가치를 두는 편향이 있었다. 이 포스트는 듣는(읽는) 방법론엔 다루지 않을 것이므로, 여기까지.
화자가 진심으로 컨텍스트를 전달하고 싶다면, 상대가 자면서 들어도 이해할 수 있는 친절함을 무장해야 한다.
잘 전달하는 방법은 상황이나 상대방마다 다른데, 최적에 가까운 전달을 해내기위해 내가 좀 고생하더라도 친절해지려는 노력으로부터 잘 전달하는 실력이 발휘된다.
강아지를 대하는 일화
1. 나는 하루 맡았던 강아지가 낑낑댈 때, 강아지에게 조용히해! 야단치고 기만 죽이려는 가족을 보며, 저렇게 하는거 개 입장에서 되게 안좋을 것 같다는 생각이 들었다.
2. 야 강아지야, 니가 원하는 게 뭔지 궁금하다, 하나씩 실험하며 한번 무조건 찾아내보겠다.
3. 롤휴지 휴지곽을 굴려줘봤고, 개는 낑낑대는걸 멈추고 한시간 가까이 갖고놀았다.
4. 말도 안통하는 강아지라도, 개가 진짜 원하는게 뭔지 궁금해한 친절함이 소통을 성공했던 비결이었다.
애를 대하는 일화
1. 달 따다 달라고 떼쓰는 딸래미한테
2. 애가 원하는 게 "달"이 아니라 "호기심"의 해결임을 캐치하고
3. "달이 하나인지 둘인지도 잘 모른다"는 것도 캐치하고
4. 호일을 둥글게 말아 주며, 달이라고 하면 된다.
5. 떼쓰는 애한테도 애한테 한걸음만 더 다가가서 생각해본 게 불가능한 미션을 성공시킨(?) 비결이었다.
상대에 대한 이해도가 높음 => 컨텍스트 전달 능력이 오름
화자의 입장에서도 청자의 능력(컨텍스트 의심)이 동시에 필요하다.
2020년 창업동아리 활동을 할 때, 나는 이 능력으로 교내 초창패 지원 창업동아리 대상 BM스피치 대회에서 대상을 공짜로 탔었다.
과제발표 공지 - 강의영상(BM캔버스)을 시청한 뒤 본인 팀들의 사업아이템을 발표해주세요.
사업아이템 발표라 함은 보편적인 통념으로 시장분석, 기대수익, BM소개, 팀원소개 등으로 구성된 사업 소개 발표를 의미하고, 강의 내용이었던 BM 캔버스로 발표하는 양식은 세상에 존재하지 않았기 때문에 꽤나 혼란스러웠음.
"뭘 하라는거지?"
- "과제가 그냥 널린 사업발표 서식 활용해서 발표 하는게 맞나 ? 일단 이 대회는 누가 왜 주최한 대회 ? "
- 학생들에게 창업 지원을 해주려는 사람들이 주최하였고, 예비창업자들의 역량 교육이 타이틀
- 근거가 더 필요하다, 학교 홈페이지에서 10달전 연초에 배포됐었던 창업동아리 지원 사업 계획서를 찾아보자.
- 이번 분기에는 지원사업 참여 동아리의 BM 고도화를 지원할 계획이라고 작성되어 있었다.
- "BM캔버스 강의는 왜 들으라 한건가?"
- BM캔버스는 BM의 완성도를 높이는 도구로, 강사님이 책읽듯 지루하게 발표할지언정 형식적인 강의가 아닌 창업계획에 피가 되고 살이 되는 명품 강의였음. BM 고도화를 지원하는 강의였음.
"역량 교육하는 기관이 주최한 대회이고, 지원사업이 BM 고도화 지원 단계에 있고, BM캔버스 강의를 참고하라 하였으니, 즉 나는 사업 소개 발표가 아니라 BM 캔버스 발표를 해야겠구나!"
대회 발표일 10팀 중 8팀은 BM캔버스 발표가 아니라 사업 소개 발표를 했고, 나를 포함한 두 팀만 BM캔버스 발표를 했다. 대부분의 팀들이 왜 사업소개발표를 하냐고 핀잔을 들었다.
사실 나는 대회가 이런 꼴 날 줄 알고있었다. 과제를 설명하는 담당자의 공지와 질의응답이 굉장히 모호했었기에.
내가 이렇게 비열한 플레이로 상 탄 경험이 비록 자랑스럽진 않더라도 느낀 바가 정말 큰데,
"하아.. 씹 내가 실수하는거면 어떡하지..."라는 두려움이 당연히 들었지만 나는 내가 파악해낸대로 했다. 기존에 만들었던 상식적인 사업 발표의 필수요소를 다 빼는 수준까지 발표양식을 고치면서, 출제자의 의도를 100% 만족시키는 방향으로 준비했다.
"아, 이 팀엔 피드백 줄게 없네요 ㅋ 정말 잘하셨어요~"
이 일화에서 주목할 포인트는 다음과 같다.
- 설명할 때 친절함이 없으면 사업 계획 발표를 했던 8팀의 케이스처럼 의미가 완전히 왜곡되어 전달 될 수도 있다는 것. 심사위원들끼리는 자기 전업이니 대충 대충 말해도 알아듣겠지만, 자기 부서가 아닌 사람에게는 오해의 여지를 없애는 단어선택을 하고 예시까지 들어주는 친절함이 필요한 법이다.
- 8팀이 발표준비를 대충한 게 아니었고, 정말 열심히 준비했는데 과제 맥락을 이해하지 못해 예쁜 쓰레기를 발표했다. 듣고싶은 사람이 무엇을 듣고싶어할 지 자기를 의심하고 한번 조사해봤으면 나처럼 파악해낼 수 있었을텐데, 이걸 하지 않았던게 패배요인이었다.
남에게 읽히는 글에서는 주인공이 내가 아니다. 내가 상대방이 되어야하고, 상대방의 기대에 몰입해야한다.
이 포스트의 작성 동기 - 질 좋은 문서가 갖는 힘
나는 동아리나 팀활동을 할 때 나는 서기 역할을 맡거나 자처하게되면서 질 좋은 문서화에 힘써보면서, 나 혼자하는 일이 아니라면 문서가 갖는 힘은 달라진다는걸 경험했었다.
읽는 사람이 애써 노력해야 하는 쓰레기같은 글은 안 쓰는 것과 별반 다르지 않다는 생각이 들어 누가 알려주지 않아도, 필요하다고 하지 않아도 스스로 답답해했다.
- 의사결정 과정이 효율적이게되고
- 타인의 뇌를 내 뇌와 동기화시킬 수 있어 휴먼 에러가 줄게되고
- 스케쥴 설정을 리드할 수 있게 되고
- 인수인계가 자동화되고
- 플랜 수립이나 재수립에 큰 힘을 실어주는게 바로 문서였다.
내가 문서를 잘 못쓰면 "ㅅㅂ 민주주의가 철인통치보다 나은게 맞냐" 하며 소통이 어려운 팀원을 탓하게 되지만, 시간 좀 투자해서 문서를 더 친절하게 잘 쓰면 위와 같이 스케쥴도 바로바로 잡히고, 회의 내용이 동기화되어 소통오류도 없어지고, 팀원들이 준비도 더 잘 하게 되어 스트레스를 받을 일도 적어졌던 것 같다. 내 시간을 다소 잡아먹더라도 여러 장점으로 팀 전체가 얻는 이득이 훨씬 많았던 것 같다.
서기를 하며 문서화 방법론에 대해 찾아봐도 만족스러운 정리를 한 사람은 없었고, 지금까지는 그냥 센스껏 최선을 다했었다. 대학 교양이나 사설 인강에서 내돈 수십만원 내고 글쓰기/말하기 강의를 들은 적도 있지만, 내 답답함은 해소되지 않았었다.
이걸 배울 수가 있나?
"글쓰기는 이게 정론이다"라고 정할 수가 있나?
내가 원하는건 전달이 보장되는 컨텍스트를 작성하는 방법이야.
문서화가 필요한 매 순간순간 테마(운영 회의, 개발 회의, 플랜 회의)에 따른 중요한 리소스도 다르고, 그때마다 서기로서 힘써야 할 가치도 달랐었다.
뇌피셜 원툴 문서작성법으로는 분명히 한계가 있다고, 시간이 존나게 든다고 느낌에도 뇌피셜로 적응하는 것 말고는 방법이 없었다. 이 주제에 관심있는 다른 사람들의 방법론들을 공부해서 추후 한번 포스트로 남겨보고자 한다. 내 장점일 수 있고 평생 갖고 갈 강박증이라면, 글쓰기 방법론을 한번 정립하면 시간을 최대한 효율적으로 쓸 수 있게 되지 않을까?
공부하기 전 내가 어떤것들을 신경썼는지 먼저 이 문서에 남겨보았다.
방법론 1 - 타인의 업무효율성을 증가시키는 문서를 쓸 것
나는 처음 서기를 맡을 때 어떻게 해야 완벽한 문서인지 몰라서, "팀에 많이 기여하자"라는 제1원칙만 빼고 다 바꿔보면서 능력을 성장시켰다.
내용을 누락하지 않는 것
한 안건을 결정하는데 오가는 대화는 정말 많고, 근거도 정말 많았다. 네~다섯 문장이 근거가 되는 경우도 있었다. 우선 풀집중해서 "결론의 근거를 빠뜨리지 않으며" 다 받아적으면서 누락하지 않는 것을 목표로했지만, 내가 문어체로 한번 압축시킨다고 해도 회의 안건이 많으면 방대해지는 문서 양에서 타인이 읽기 너무 불편하겠다는 느낌을 받았다.
글을 읽는 비용을 최소화 시킬 것
이후 키워드 중심으로 리빌딩하였고, 우선순위에 따라 순서와 양을 조절하였고, 가독성도 신경써보았다. 또 파일을 열 지 않아도 내용을 예상할 수 있는 제목 컨벤션을 만들었고, 본문 상단과 하단에 요약이 기대되는 내용을 추가하였다. 할수 있는 건 다 시도 해봤던 것 같다.
이런 과정을 거치며 4~5번은 문서를 다시 썼고, 팀 스케쥴 / 정리된 안건 / 생각해와야 할 안건을 전부 외우는 상태가 됐었다.
회의를 효율적으로 진행시킬 것
회의록을 전부 외우는 경지까지 가보고 나니 다음 스텝이 보였었는데, 서기는 기록만 하는 역할이 아니라 효율적인 회의 진행에도 기여할 수 있는 부분이 꽤 있었다.
- 회의 전에는 우선 회의가 두번되지 않도록 효율적인 진행을 위해 지난 회의를 요약해주거나 다음 안건에 대해 미리 언질하였고
- 회의 진행중에는 공유문서로 라이브 공유를 하며 의결안이 누락되지 않도록 가이드하고,
- 화의 막바지에는 의사결정이 명확히 되지 않는 부분을 재조명했다.
팀원들에게 회의록 잘쓴다고 피드백 받아서 내심 뿌듯했으나, 뇌피셜 원툴의 문서화는 내 시간을 비효율적으로 소모시켰다.
방법론 2 - 정규화된 양식이 불편하면 문서의 용도를 먼저 논할 것
팀원님들, 기업 분석하는데 피그잼은 다이어그램 말곤 사용성이 별로고 엑셀로 정리하자니 1-depth라서 너무 구린데, 2-depth로 상세 정보도 정리할 수 있는 노션 쓰면 안될까요? 피그잼과 엑셀에서 해온 것들을 한 페이지의 노션 페이지로 합칠 수 있는 템플릿도 바로 만들어드릴 수 있습니다. 이후에는 기업 조사 가이드도 한번 가이드문서로 "이걸 목표로" "이걸 기준으로" "이정도 수준으로" 같은 것들을 정립하고 진행하는게 좋을 것 같은데요~
경우에 따라선 맞는 말이 협력을 깨는 말이 될 수가 있는데, 협력을 깨는 개선은 개선이 아니라 하향이다.
내가 리딩하지 않을 때나 서기가 아닐때 특히 조심해야한다.
"문서 설계 의도와 활동 목적"을 수술하는 일이므로 곧 리더의 권한을 침범하는 일이다.
리더가 "우리 목표는 나무가 아닌 숲을 보면서 사업아이템들의 트랜드와 통계를 조사하는거야" 라는 걸 목표로 잡은 거였으면, 내 의견에 내포된 "기업을 뼛속까지 조사하고 로켓펀치에서 주요인사들 SNS스토킹까지 해서 성장 노하우를 모조리 다 캐치하고 공유하자"는 목표와 상충되는 것이다.
정규화된 양식을 변경하는데는 문서 참여자 모두의 비용을 요구해야하며, 일단 따르고 지켜보면서 "이사람들 목적이 내 목적이랑 맞나" 대화하며 몰입해보는 시간을 가져본 뒤 개선을 시도하자. 활용처와 목적이 과연 내 생각과 같은지.
내가 느끼는 불편은 이 양식을 먼저 만든 사람도 느꼈을 것인데 왜 그렇게 만들었는지 추론해야 "근거없는 재개발"을 피할 수 있고, 본래의 의미를 고려하지않으면 본래의 목적은 누락된다.
몰입해보면 빈번히 "아 이게 목적이었고, 이게 최선이었겠구나"라고 깨닫게 되곤 하더라.
방법론 3 - 메타인지
글을 쓴다는 평면에서 벗어나 글을 왜 쓰는지, 한발짝 뒤로 물러나서 추론하고 사고하는 능력이 필요하다.
보이지 않는 목적이나 상황을 캐치하는 메타인지를 해낸다면, 그에 맞는 내용으로 과감하게 공격적으로 수정해야 한다. 효율이 굉장히 좋기 때문이다.
내 뇌피셜 기반 문서화 능력이 성장하는데는 메타인지의 도움을 많이 받았다.
- 화자의 능력 - 청자가 어떻게 받아들일지 한 발 물러나 의심하는 것. "오해하지 않겠지? 읽기 편하겠지?"
- 청자의 능력 - 해석되는 컨텍스트가 과연 제대로 해석한 컨텍스트가 맞는지 의심하는 것, "이 뜻 맞나?"
- 문서의 목적이 무엇인지 물러나 생각
- 내가 하는 일이 어떤 이펙트로 이어져야 하는지 생각
방법론 4 - 글 잘쓰는 테크닉 활용
문서화 방법론을 외부 소스에서 찾아보거나 스스로 떠올린 자잘한 스킬들이다.
- 독자 수준에 맞는 어휘 사용 - "어려운 것" 뿐만 아니라 "모호한 것"을 없애는 게 중요함
- 서론에 문서목적이나 다루는 것을 선호할 것.
- 문서를 왜 쓰는지(청자가 왜 읽을지) 떠오르지 않고 모호하다면 멈추고 정립부터 하고 작성 재개.
- Pros Cons를 포함한 Conclusion 제시 - 다시봤을 때 결론이 납득이 안되면 회의나 고민이 누락된 것임.
- 인과관계가 깔끔하고 단순해야 함 - 포인트를 잘 짚어 문장을 써야하고, 당연한 걸 풀어쓰는 것도 독임.
- 목적이 "정확한전달"이 아니라 "잘 전달"인 글이라면 조금 오바치더라도 익살스러운 이미지 활용.
- 시각적인 도표는 복잡도를 최소화하거나 파트로 나누어 설명.
- 에토스(전문가 인용) > 파토스(스토리 생성) > 로고스(인과 수립) 설득의 3요소 담을 것
- 적절한 유비추론 (예시를 들기 어렵다고 대충 들었다간 해석하기 귀찮아지고 설득력이 약해짐)
방법론 5 - 이 쯤에서 마무리
잘 쓴 문서는 청자의 최소 노력으로 최대 효율의 컨텍스트 전달을 할 수 있다.
글이라는 존재의 목적으로 돌아가서, 글은 "의미전달", "상대와 내 뇌의 동기화"를 달성해야 한다.
좀더 딥하게 가면 "듣고싶어할까" "알아들을까" "적은비용일까" "문서를 열람한 목적에 부합할까" 또한 달성해야 한다.
하지만 이를 모두 기준으로 삼는다면, 글을 끝맺기 굉장히 힘들 것이다.
기준은 좋은 글의 지표로 삼되, 어느 정도 욕심을 만족 시켰다면 적절한 타이밍에 마무리를 해야 한다.
완성하지 못하면 배포할 수 없고, 배포하지 못하면 전달되지 않는다.
마무리 타이밍에 사용해야 할 필살기는 구조화다.
1. 청자는 목차만으로도 글의 핵심 컨텍스트를 예상할 수 있어야 한다.
2. 구조화의 최적화를 실패한 글은 청자에게 해석 비용이 청구된다.
3. 한 문장에서 복잡도가 높으면 읽기 싫어지듯 전체적인 구조의 복잡도가 높아도 읽기 싫어진다.
4. 구조화의 최종목표는 술술 읽히는 것. "자연스러운 구조"로 센스껏 마무리 할 것.
5. 구조화는 조금만 잘 해도 글의 퀄리티가 높아진다.